ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                         Наказ директора ДНЗ № 73

                                                                         «Червона квіточка»

                                                                          04 січня 2022 року № 2/о

 

 

 

Інструкція з діловодства

дошкільного навчального закладу № 73 «Червона квіточка» комбінованого типу

 

І. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства дошкільного навчального закладу (ясел-садка) № 73 «Червона квіточка» комбінованого типу  (далі – Інструкція)  - обов’язковий  нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства ДНЗ.

2. Інструкція встановлює єдині вимоги щодо створення документів і роботи з документами, а також порядок їх архівного зберігання.

3. Дотримання вимог Інструкції є обов’язковим для свіх працівників ДНЗ.

4. Директор дошкільного закладу відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.

5. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів відповідно до номенклатури справ відповідають працівники, які створюють ці документи (додаток 1).

За  організацію діловодства та зберігання документів відповідє особа, призначена наказом директора ДНЗ: у поточному діловодстві та в архіві – діловод.

У її посадовій інструкції зазначаються обов’язки, права та відповідальність.

6. Інструкція чинна до заміни її новою.

 

ІІ. Вимоги до створення та оформлення документів

2.1. Загальні вимоги до створення документів

1.  Документи дошкільного навчального закладу за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлені Національним стандартом ДСТУ 4163:2020.

 2. Кожен документ має містити всі обов’язкові реквізити, розташовані у визначеному порядку, а саме: найменування ДНЗ — автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс, заголовок до тексту, текст, підпис.

3. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом.

4. Документи, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів, оформлюють так:

- гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів;

- для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа» використовують шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів;

- для друкування реквізиту «Назва виду документа» використовують розріджений шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів;

- для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» використовують напівжирний прямий шрифт;

- текст документів на аркушах паперу формату А4 друкують через 1—1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали;

- реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал;

- складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал;

- реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5—3 міжрядкових інтервали;

- реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Назва виду документа» друкують великими літерами;

- розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади;

- максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73 мм (28 друкованих знаків);

- якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять;

- під час оформлення документів дотримуються таких відступів від межі лівого поля документа:

10 мм — для абзаців у тексті;

90 мм — для реквізиту «Адресат»;

100 мм—для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

125 мм —для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»;

- не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Гриф погодження (схвалення) документа»,  «Відмітка про ознайомлення з документом», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ»;

- у разі наявності кількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий — через 100 мм від межі лівого поля;

- якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал;

- під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані;

- номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують.

Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію;

-тексти документів тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

5. ДНЗ здійснює діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою.

 

2.2. Бланки документів

1. Організаційно-розпорядчі документи дошкільного навчального закладу (ясел-садка) № 73 «Червонак квіточка» комбінованого типу оформляють на бланках. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163:2020.

2. Зразки бланків розробляє діловод.

3. У ДНЗ використовують такі бланки документів: накази, листи, протоколи, акти (додаток 2).

4. Бланки виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки.

5. На бланках документів ДНЗ використовуються такі реквізити:

зображення державного герба України;

найменування ДНЗ – відповідно до Статуту ДНЗ;

скорочене найменування закладу – відповідно до Статуту, зазначається без дужків

код ЄДРПОУ закладу ;

назва виду документа — не зазначають на листах;

дата документа;

місце складання документа – не зазначають в листах;

реєстраційний індекс документа;

адресат – зазначають лише в листах;

заголовок до тексту документа;

текст документа;

підпис.

6. У ДНЗ використовуються поздовжні бланки.

7. Бланки документів виготовляються на аркушах паперу формату A4 — 210×297 мм та A5 — 210×148 мм. 

Використовуються такі поля:

ліве — 30 мм;

праве — 10 мм;

верхнє та нижнє — по 20 мм.

8. Не на бланках оформлюються деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ. Для таких документів створюються шаблони.

 

2.2. Печатки

1. Право на застосування основної круглої печатки дошкільного закладу із зазначенням найменування ДНЗ та ідентифікаційного коду закріплюється у статуті дошкільного навчального закладу.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис директора ДНЗ скріплюється печаткою ДНЗ.

2. Директор закладу освіти застосовує штампи з повним найменуванням закладу та іншими реквізитами бланка. Штамп з повним найменуванням ДНЗ використовую матеріально-відповідальні особи.

3. Відбиток печатки, що засвідчує підпис директора, ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».

Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою наведено у додатку 3.

4. Копії документів засвідчуються відбитком печатки або засвідчувальним написом.

 

2.3. Оформлення документів

 

1. Найменування ДНЗ відповідає назві, зазначеній у Статуті. Також вживається скорочене найменування закладу зафіксовано у Статуті. Скорочену назву подають без дужків нижче повної, окремим рядком у центрі.

2. Довідкові дані про дошкільний навчальний заклад містять: поштову адресу, номери телефонів, адресу електронної пошти, код в ЄДРПОУ. Довідкові дані розміщуються нижче найменування закладу.

3. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності — назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс

Реквізити номерів телефонів зазначають в такій послідовності – міжміський префікс, код населеного пункта (в дужках) телефонний номер, який виділяють від коду та розділяють пробілами.

4. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД).

5. Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів). Крім того, датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юридичної особи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.

Дату оформляють  цифровим:

07.12.2019

або словесно-цифровим способом:

 07 грудня 2019 року; 25 травня 2019 р.

 Під час реєстрації документа його дата проставляється в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.

У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором документа нижче підпису.

6. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в закладі, зокрема індексами за номенклатурою справ та питань діяльності яких стосується документ (накази).

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою.

          Приклад

          45/01-10

          де 45 — порядковий номер, 01-10 — індекс справи за номенклатурою

   або  

   де 87/о – порядковий номер, о – індекс основної діяльності закладу (аг – адміністративно-господарська, к- кадрові питання, в- відпустки)

Вихідні та вхідні документи реєстраційний індекс це порядковий номер.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

7. Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів.

Місце складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа».

Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014.

Приклади

1	м. Кропивницький
2	смт Гостомель Київської області

8. Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їх структурні підрозділи, їх посадові особи та громадяни.

Якщо документ адресовано юридичній особі або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їх найменування подають у називному відмінку.

Приклад

Український науково-дослідницький інститут архівної справи

та документознавства

відділ документознавства

У найменуванні адресата допустимо зазначати скорочене найменування юридичної особи.

Приклад

УНДІАСД

Якщо документ адресовано директору юридичної особи або його заступникові, найменування юридичної особи має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку.

Приклад    

        Голові Кіровоградської міської

        державної адміністрації

        Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресують керівнику структурного підрозділу юридичної особи, то найменування юридичної особи зазначають у називному відмінку, а посаду, власне ім’я та прізвище адресата — у давальному.     

Приклад                                                               

         Кіровоградська обласна

         державна адміністрація

         Головне управління освіти і науки

         Начальнику відділу кадрів

         Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресують багатьом однорідним юридичним особам або їхнім керівникам, адресата зазначають узагальнено в давальному відмінку.

Приклади

1	Вищим навчальним закладам та науковим установам, в яких діють спеціалізовані вчені ради
2	Директорам центральних державних архівів України

Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням найменувань другого, третього, четвертого адресата не ставлять. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складають список розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

          Реквізит «Адресат» може включати поштову адресу. Реквізити поштової адреси зазначають згідно з постановою Кабінету Міністрів України.

Приклад

        Дошкільний навчальний заклад № 73                                                                          

пров. Кінний, 3

м. Кропивницький, 25015

Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Приклад

Юрію Ковтанюку   вул. Житомирська, буд. 23, с. Токарів,   Новоград-Волинський р-н,   Житомирська обл.,   11754

Поштову адресу не зазначають на документах, які надсилають органам законодавчої та виконавчої влади, а також постійним кореспондентам.

9. Затвердження управлінських документів здійснюється особисто директором або наказом із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого так:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ДНЗ № 73

 «Червона квіточка»

____________ Валентина ДАВИДЧЕНКО

06 січня 2022 р.

 

ЗАТВЕРЖЕНО

Наказ директора ДНЗ № 73

«Червона квіточка»

06 січня 2022 року № 5

 

ЗАТВЕРЖЕНО

Протокол засідання педагогічної ради

ДНЗ № 73 «Червона квіточка»

06 січня 2022 року № 5

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом 100 мм від межі лівого поля.

Складники грифу відокремлюють один від одного через півтора міжрядкових інтервали. Якщо певний складник грифу займає більше одного рядка, друкуйте його в один міжрядковий інтервал.

Наказом директора ДНЗ затверджуються положення, інструкції з охорони праці та безпеки, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

Документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання: протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, посадові інструкції, програми, нормативи тощо затверджує директор ДНЗ. Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

10. Резолюція - це зроблений запис директором ДНЗ на документі , що містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документу або ознайомлення з його змістом. Може максимально складатись з таких елементів: прізвище, власне ім’я виконавця у давальному відмінку,зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена в резолюції першою.

На документах із строками виконання, що не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначають виконавця, підпис автора резолюувї і дату.

Резолюцію проставляють рукописно, нижче реквізиту «Адресат» паралельно тексту або на вільному місці у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі підшивання.

11. Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Заголовок до тексту має бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа, передавти вміст текста та відповідати на питання «про що?», «чого?», «кого?».

Заголовок до тексту докумета оформляють  у спеціально відведеному місці на бланку.

12. Текст управлінського документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа оформляють у вигляді суцільного зв’язного тексту, або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета складання документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція ДНЗ.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються його реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

Розділи нумеруються римськими цифрами, а також в окремих випадках вони можуть поділятися на глави.

13. Якщо документ має додатки  повну назву їх наводять в тексті супровідного листа, після тексту листа пред підписом або визначають у відмітці про наявність додатків.

Приклад

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Додатки: 1. довідка про виконання плану заходів на 2019 р. на 5 арк. в 1   

                прим.

Якщо до документа одають інший документ що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють за прикладом:

Додаток: лист Держархіву  Київської області від 25.05.2019 № 01-10/123

                 і додаток до нього, всього на 15 арк.  у 2 прим.

У розпорядчому документі відмітку про наявність додатку оформлюють в тексті словами «що додається», «(додається)», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2», або «див. додаток 3». А на самому додатку у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку на цей документ, його дату і номер.

Приклад

Додаток1

до наказу ДНЗ № 73

«Червона квіточка»

20 листопада 2019 року № 42

За наявності кількох додатків зазначають їхні порядкові номери, знак № не ставлять. На другому та тнаступних аркушах додатка роблять відмітку «Продовження додатку».

14. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.

Накази підписує директор закладу.

Приклад                     

Директор ДНЗ № 73 «Червона квіточка»         Особистий підпис         Власне ім’я                                                                                                ПРІЗВИЩЕ (не на бланку)   Директор                   Особистий підпис                 Власне ім’я                                                                                    ПРІЗВИЩЕ  (на бланку)

Якщо документ підписують кілька посадових осіб ДНЗ, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб.

Приклад

 

Директор	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Головний бухгалтер	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їхні підписи розміщують на одному рівні.

Протоколи педагогічної ради підписує голова та секретар.

Документи, складені комісією, підписують голова комісії і всі члени комісії.

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу та секретар.

Приклад

Голова комісії	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Секретар	Особистий підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі відсутності директора ДНЗ, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

 

Приклад

               Виихователь-методист    Особистий підпис    Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

               

        Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади директора ДНЗ додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа ограну управління освітою.

 

Приклад

В. о. директора                     особистий підпис           Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Особистий підпис у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронним підписом, що створюється відповідно до законів України.

 

15. Зовнішне погодження або схвалення документа оформлюють грифом погодження (схвалення). 

Якщо документ погоджуює (схвалює)директор , то гриф погодження (схвалення) складається із слова ПОГОДЖУЮ, найменування посади, особистого підпису, власного імені, прізвища та дати погодження.

Приклад

ПОГОДЖУЮ

Директор ДНЗ № 73

«Червона квіточка»

__________  Валентина ДАВИДЧЕНКО

дата

 

Якщо документ погоджують іншим документом, то гриф погодження (схвалення)  складається зі слова ПОГОДЖЕНО (СХВАЛЕНО), назви виду погоджувального документа в називному відмінку, його дати і номера.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

протокол засідань

педагогічної ради

ДНЗ № 73 «Червона квіточка»

28.08.2021 № 1

Гриф погодження (схвалення) розміщюють нижче підпису на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша, якщо місця на лицьовому  боці останнього аркуша не вистачає.

У разі, якщо зміст документа стосується більше ніж три юридичні особа, складають «Аркуш погодження», про що роблять відмітку в документі на місці грифа погодження

Приклад

Аркуш погодження додається

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Директор _________ Валентина ДАВИДЧЕНКО

06.12.2019

Підпис скріплюють печаткою за.

У разі погодження (схвалення) документа кількома особами (директор, голова ПК) або колегіальними органами ДНЗ оформлюють відповідну кількість грифів погодження (схвалення). Якщо документ погоджують (схвалюють) дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи погодження (схвалення) розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох — на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

16. Протокол - документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.

 Протоколи засідань педагогічної ради, інших колегіальних органів складаються в стислій формі (може бути і в повній). У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання.

Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

для стислої форми протоколів: «СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ»;

для повної форми протоколів:

«СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ».

Після слова «СЛУХАЛИ» з нового рядка зазначаються прізвище та власне ім’я кожного доповідача.

У повній формі протоколу після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та власних імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.

Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.

Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді додається до протоколу».

Після слова «УХВАЛИЛИ» фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Нумерація протоколів засідань педагогічної ради ведеться в межах навчального року, протоколів виборних органів - у межах їх повноважень.

Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.

Датою протоколу є дата проведення засідання.

17. У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини («Заклад не заперечує», «Заклад вважає за необхідне»).

У документах, складених директором ДНЗ і адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).  

18. Директор ДНЗ засвідчує копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Копії засвідчують як відбитком печатки так і засвідчувальним написом.

Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Напис про засвідчення копії складається зі слів Згідно з оригіналом (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

 

Наприклад:

Згідно з оригіналом Директор ДНЗ № 73     Особистий підпис        Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ 21.01.2022 МП

 У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах із закладом, а також під час формування особових справ працівників заклад може виготовляти копії документів, виданих іншими юридичними особами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

19. Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загальному бланку закладу із дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»;

відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки закладу.

Витяги з протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи і здійснює їх зберігання, з наказів – директор ДНЗ або діловод.

20. Відомості про виконання документа складаються з прізвища і власного імені виконавця документа, номер телефону. Якщо номерів кілька, їх зазначають через кому. За потреби в одному документі можуть зазначатися 2-3 виконавця.

Приклад

Федорчук Василь 123 45 67

Відомості про виконавця оформлюють у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша документа.

21. Відмітка про ознайомлення з документом свідчить про факт ознайомлення працівника зі змістом управлінської дії стосовно нього та складається з таких елементів: слів «З документом ознайомлений(-а,-і):» без лапок, особистого підпису, власного імені, дати. Замість слова «документ» може бути його конкретний вид (наказ, посадова інструкція, акт тощо).

Приклад

З наказом ознайомлена:

Особистий підпис   Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Розміщують  нижче реквізиту «Підпис» або «Віза документа» (за наявності).

 

2.4. Вимоги щодо організації документообігу та визначення його обсягу

1. Діловод опрацьовує документи, що надійшли до ДНЗ, реєструє, передає директору.

2. Документи надіслані електронною поштою, реєструють електронною реєстрацією та потім вносять в журнал реєстрацій вхідних документів.

3. Факт надходження документа до ДНЗ обов’язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до ДНЗ, яка може проставляєтися як від руки так і за допомогою штампа.

6. Під час реєстрації документів у ДНЗ необхідно дотримуватися таких вимог:

документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення у журналах (додаток 3);

документи реєструються за документопотоками: вхідні, вихідні;

документи реєструються лише один раз (вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані - у день підписання або затвердження);

7. За виконання документа відповідають особи, зазначені у наказі або резолюції директора ДНЗ, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання у строки, вказані в документі.

8. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання директором ДНЗ.   

9. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку або електронної пошти. Реєструються у журналі вихідної документації.

10. Документи, які надсилаються поштою та одночасно одному і тому самому адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті зазначається адреса, за необхідності проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

Реквізит «Адресат» може містити поштову адресу. 

Наприклад:

	Державний архів Житомирської області вул. Охрімова Гора, буд. 2/20, корп. 1, м. Житомир, 10003

Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Наприклад:

Юрію Ковтанюку вул. Житомирська, буд. 23, с. Токарів, Новоград-Волинський р-н, Житомирська обл., 11754

 

3. Складання номенклатури справ

1. Номенклатура справ призначена для встановлення у дошкільному навчальному закладі (яслах-садку) № 73 «Червона квіточка» комбінованого типу єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

 2. Під час складання номенклатури справ ДНЗ використовується функціональний принцип її побудови  - за напрямами діяльності.

3. Номенклатура справ розробляється  не пізніше 20 грудня поточного року діловодом, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності, затверджується директором закладу, вводиться в дію наказом директора з 1 січня кожного року.

4. У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності ДНЗ, а також:

- не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від закладів-попередників для їх продовження;

- справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

- справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

- справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень ДНЗ або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

5. До номенклатури справ включаються оригінали документів.

6. До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

7. Номенклатура справ ДНЗ складається за формою (додаток 4).

8. Номенклатури справ ДНЗ оформлюють так:

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Наприклад: 01-10, де 01 - індекс справи, 10 - порядковий номер справи.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (особові тощо), вживають термін «справа», наприклад: «Особова справа Іванченка Володимира Миколайовича».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану ЗДО до нового навчального року». 

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Накази з основної діяльності закладу дошкільної освіти».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад: «Листування з управлінням охорони здоров’я про стан здоров’я дітей дошкільного віку».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органом управління освітою з питань організації харчування дітей».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників ЗДО».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад: «Звіт про використання бюджетних коштів за I квартал 2022 року».

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліками документів із зазначенням строків їх зберігання.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК ДНЗ.

  Дошкільний навчальний заклад погоджують ці строки з ЕК органу вищого рівня (за наявності). При цьому в номенклатурі справ робиться примітка «Строк зберігання встановлено» (назва ЕПК державного архіву, протокол №___ від ___); «Строк зберігання встановлено» (назва ЕК органу вищого рівня, протокол №___ від___».

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).

У графі 5 «Примітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву ДНЗ тощо.

14. Номенклатура справ ДНЗ підписується діловодом, візується особою, відповідальною за архів, та схвалюється ЕК ДНЗ.

15. Номенклатура справ ДНЗ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи закладу, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.

16. Погоджена ЕПК відповідного державного архіву номенклатура справ затверджується керівником ДНЗ.

17.  ДНЗ складає номенклатуру справ у трьох примірниках.

18. Наприкінці року номенклатура справ ДНЗ обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує діловод.

 

4. Формування та оформлення справ

1. Справи формуються в ДНЗ децентралізовано (за місцем зберігання документів).

2. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

• вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;
• групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ  (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи у ДНЗ), документів виборчих органів та їх постійних комісій (формуються за період їх скликання), документів з освітньої діяльності (формуються за навчальний рік);
• вміщувати у справи лише оригінали документів;
• не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;
• до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;
• окремо групувати у справи документи тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;
• за обсягом справа тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

3.  Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

4. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені наказом, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією.

5. Накази  з питань основної діяльності ДНЗ, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються у різні справи.

Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. 

6. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

7. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

8. Затверджені плани, звіти, кошториси, титульні списки групуються у справи окремо від проектів цих документів.

9. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

10. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника у ДНЗ, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (у разі укладання), копії або витяги з наказів про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з наказів про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії наказів про звільнення з роботи).

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

11. Звернення громадян з питань роботи ДНЗ та всі документи з їх розгляду і виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань.  Кожне звернення громадян з особистих питань і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення і документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми. 

Оформлення справ тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема справ з кадрових питань, передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або

оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігають у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшивають і не нумерують (за винятком первинної бухгалтерської документації), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводять.

На обкладинці справ (титульних аркушах) проставляють:

дати документів, включених у кожну справу (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляють крайні дати документів. Якщо проставляють точні календарні дати, то число і рік указують арабськими цифрами, а назву місяця — прописом. Якщо у справу включені документи (додатки тощо), дати яких виходять за граничні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка роблять запис «У справі є документи за____ роки». Дати можна не вказувати на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани і звіти, оскільки вони відображені в заголовках справ;

кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису, без урахування аркушів засвідчувального напису;

у правому верхньому і лівому нижньому кутах — архівний шифр справи. За погодженням з архівом ДНЗ номера зведеного опису й архівного фонду, номер справи за зведеним описом проставляють в архіві після затвердження зведеного опису.

Справи тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву ДНЗ в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування за описами.

 

5. Зберігання документів

1. Документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів ДНЗ зберігаються за місцем формування справ у відповідальних осіб відповідно до номенклатури справ.

2. Працівники, відповідальні за організацію діловодства, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

3. Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатись у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

 4. У ДНЗ документи зберігають у відведених для цього шафах.

5. В архіві зберігають:

• закінчені в поточному діловодстві документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
• документи з кадрових питань;
• документи закладу-попередника (у разі наявності).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передавати до архіву ДНЗ за рішенням директора за наявності в ньому вільних площ.

6. Справи зберігають у шафах, що замикаються, окремо від справ нового року на полицях у послідовності, як у номенклатурі закладу, вертикально та корінцями назовні. На корінцях наклеюють ярлики з індексами та заголовками.

7. Перед передачею справ в архів особа, відповідальна за діловодство, чи за формування справ з окремого напряму діяльності ДНЗ, складає описи документів до 31 грудня року, наступного за роком завершення справ у діловодстві. 

У кінці опису справ роблять підсумковий запис. 

Опис справ складають у двох примірниках. Один передають разом зі справами в архів ДНЗ, а другий залишають як контрольний примірник в особи, яка відповідає за певний напрям роботи ДНЗ.

Опис справ підписує укладач, погоджує особа, відповідальна за діловодство у закладі, і затверджує директор ДНЗ.

8. На основі описів справ за напрямами діяльності, що передали в архів закладу, особа, відповідальна за архів, готує річний зведений опис справ (додаток 5):

• тривалого (понад 10 років) зберігання;
• з кадрових питань.

Річний зведений опис справ складають не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві закладу.

 

6. Експертиза цінності документів

Для організації та проведення експертизи цінності документів утворюється експертна комісія (ЕК), що діє відповідно до положення про неї.

2. ЕК приймає рішення про:

• схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу міської ради) проєктів таких документів: описів справ з кадрових питань, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
• схвалення:
• інструкції з діловодства;
• номенклатури справ;
• положення про ЕК;
• описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
• актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань.

3. ЕК одночасно розглядає описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

4.Експертиза цінності документів проводиться:

- у поточному діловодстві - під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

- в архіві ДНЗ - у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на тривале зберігання.

5. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку за місцем зберігання документів безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства.  Перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

6. В архіві ДНЗ експертизу цінності документів проводять:

- під час складання зведених описів справ;

- у разі надходження документів у неупорядкованому стані;

- у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів;

Експертиза цінності документів в архіві ДНЗ проводиться щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань, тривалого (понад 10 років) зберігання.

 Справи  з кадрових питань та справи тривалого (понад 10 років) зберігання перевіряють раз на 10 років.

7. У зв’язку із закінченням строків зберігання справ, та проведеної експертизи цінності документів в архіві ДНЗ складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 6).

Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається у двох примірниках на справи ДНЗ. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

Справи включаються в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт. 

8. Схвалені ЕК ДНЗ акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань  подають на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває ДНЗ.

У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації ДНЗ додає до нього довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.

У довідці також зазначаються відомості про наявність або відсутність:

- фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;

- спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.

Довідка підписується директором ДНЗ та скріплюється печаткою.

9. Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються директором ДНЗ, після чого заклад має право знищити документи.

10. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення.

 

 

 

 

                                                                                                                                      Додаток 1

                      до Інструкції

 

Перелік документів,

за підготовку та зберігання яких відповідають працівники ДНЗ:

 

Директор:

Статут закладу.

Документи про створення закладу, його реорганізацію, перейменування.

Книги реєстрації наказів з основної діяльності, кадрових питань, адмсінистративно-господарської діяльності. Книга наказів прийому і відрахування дітей ДНЗ. Накази та підстави до них.

Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки) з основної діяльності що подаються: в органи виконавчої влади, до місцевого самоврядування, структурними підрозділами керівництву закладу.

Оперативні плани з усіх напрямів діяльності закладу та її структурних підрозділів.

Річні плани структурних підрозділів закладу, індивідуальні плани працівників.

План роботи закладу на навчальний рік та літній період.

Книга протоколів та книга реєстрації протоколів засідань педагогічної ради закладу.

Книга обліку особового складу працівників.

Особові справи та особові картки П-2 працівників закладу.

Трудові книжки працівників та Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Книга обліку видачі довідок про місце роботи, стаж тощо.

Журнали реєстрації вхідних, вихідних документів. Документи створені закладом (вихідні), вхідні документи (листи).

Протоколи засідань атестаційної комісії.

Копії документів статистичної звітності.

Графіки роботи працівників закладу.

Правила внутрішнього розпорядку закладу. Документи (доповіді записки, акти листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку.

Посадові (робочі) інструкції працівників закладу.

Книга обліку прибуття (вибуття) дітей у закладі. Документи для зарахування (копії свідоцтва про народження, заяви тощо).

Книга обліку дітей зареєстрованих на електронну чергу до закладу.

Книга прийому та передачі справ при зміні керівника закладу.

Протоколи: нарад при директорові, загальних зборів працівників закладу, виробничих нарад, батьківських зборів, засідань батьківських комітетів.

Матеріали щорічного звітування керівника закладу.

Контрольно-візитаційна книга закладу.

Журнал виходу працівників на роботу.

Матеріали створення внутрішньої системи забезпечення якості освіти.

Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці.

        Положення про організацію роботи з охорони праці, безпеки життєдіяльності.

Положення про службу охорони праці.

Положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці.

Програма вступного інструктажу.

Програма первинного інструктажу на робочому місці. Програма

стажування на робочому місці.

Документи (заяви батьків, висновки ІРЦ тощо) щодо інклюзивного навчання.

Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян. Документи і листування з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян.

Стратегія план роботи ДНЗ.

Колективний договір. Листування і акти перевірки про виконання колективних договорів.

Списки (штатний розклад) працівників закладу. Листування про затвердження та зміну штатів.

Документи військовозобов’язаних.

Графіки надання відпусток.

Правила, положення, регламенти, інструкції, методичні вказівки та рекомендації: за місцем розроблення та затвердження.

Журнал видачі посадових та робочих інструкцій.

Документи осіб не прийнятих на роботу.

Листування з Центром зайнятості.

Акти про приймання, передавання документів посадових осіб ДНЗ.

Документи з питань атестації робочих місць за умовами праці.

Інструкція з діловодства ДНЗ.

Журнал реєстрації заяв працівників ДНЗ.

 

Вихователь-методист:

План роботи.

Перспективний план підвищення кваліфікації та проведення атестації педагогічних працівників.

Картотека матеріалів, обладнання, публікацій періодичних фахових видань, психолого-педагогічної, методичної літератури, передового педагогічного досвіду методичного кабінету закладу.

Довідки, доповідні записки про стан освітньої роботи та заходи щодо її вдосконалення.

Матеріали різних форм методичної роботи з педагогічними кадрами.

Книги обліку (посібників, ігрового, дидактичного обладнання тощо).

Матеріали засідань педагогічної ради закладу.

Журнал реєстрації нещасних випадків невиробничого характеру. 

Журнал реєстрації нещасних випадків з – працівниками; - з вихованціми.

Документи рослідувань нещасних випадків.

Журнал реєстрації інструкцій з охорони праці, інструкції.

Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці.

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці.

Журнал реєстрації осіб, що потерпіли від нещасних випадків (гострих професійних захворювань (отруєнь) на виробництві. 

Журнал оперативного контролю за станом охорони праці.

Програма навчання з питань охорони праці.

Протоколи засідання комісії з перевірки знань з охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників закладу.

Матеріали моніторингових досліджень досягнень дітей.

Документація роботи команди супроводу дітей з ООП.

 

Вихователь:

План роботи.

Журнал обліку щоденного відвідування групи дітьми.

Книга відомостей про дітей та їхніх батьків.

Листок здоров’я дітей.

Картотека дидактичних ігор, методичних розробок (конспекти різних видів роботи тощо).

Календарний план.

Протоколи групових батьківських зборів.

Документи моніторингу освітньо-виховної діяльності.

Портфоліо дітей.

Журнал щоденного температурного скринінгу та посиленого моніторингу стану здоров’я вихованців.

Матеріали моніторингових досліджень досягнень дітей.

 

Керівник музичний:

Календарний план роботи.

Перспективний план.

План проведення масових заходів, дійств музично-естетичного циклу.

Картотека методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії музичних свят тощо), музично-дидактичних ігор.

Графік роботи музичної зали, затверджений керівником закладу.

 

Інструктор з фізкультури:

План роботи.

Листок здоров’я дітей.

Картотека методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії спортивних заходів тощо), рухливих ігор.

Графік роботи фізкультурного залу, затверджений керівником закладу.

Розклад занять.

План проведення масових заходів, дійств фізкультурно-оздоровчого циклу.

Матеріали моніторингових досліджень досягнень дітей.

Книга обліку роботи з дітьми, які потребують корекції.

 

Практичний психолог:

План роботи.

Форми статистичної звітності встановленого зразка.

Індивідуальні картки психолого-педагогічного діагностування дітей «групи ризику».

Протоколи індивідуальної та групової діагностики дітей закладу.

Протоколи (журнал) індивідуальних консультацій.

План корекційно-відновлювальної та розвиткової роботи з дітьми.

Графік роботи, затверджений керівником закладу.

Витяги з протоколів ІРЦ на кожну дитину, яка знаходиться на інклюзивному навчанні.

ІПР на кожну дитину, яка знаходиться на інклюзивному навчанні.

Журнал щоденного обліку роботи практичного психолога.

Журнал обліку індивідуальної корекційно-розвиткової роботи практичного психолога.

Журнал обліку відвідувань корекційних і розвиткових індивідуальних підгрупових і групових занять.

Розклад корекційно-відновлювальних та розвиткових занять.

Матеріали психолого-педагогічних консиліумів, семінарів, тренінгів, тести (ключі) тестових методик, опитувальники, анкети, бланки відповідей тощо.

Картотека дидактичних ігор, методичних розробок (конспекти різних видів роботи тощо).

 

Вчитель-логопед:

Календарний план роботи.

Перспективний план корекційно-розвиткової роботи.

План індивідуальної роботи з дітьми.

План занять у підгрупах.

Книга обліку дітей із зазначенням діагнозу.

Картка мовленнєвого розвитку кожної дитини.

Індивідуальна картка розвитку дитини.

Книга аналізу результативності корекційної роботи з дітьми.

Витяги з протоколів ІРЦ на кожну дитину.

Книга взаємодії між вчителем-логопедом і вихователями груп.

Графік роботи кабінету, затверджений керівником закладу.

Картотека дидактичних ігор, методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми тощо).

 

Керівник гуртка:

План роботи.

Програма, за якою працює гурток.

Графік роботи, розклад занять, список дітей, затверджені керівником закладу.

 Картотека дидактичних ігор, методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми тощо).

 

Асистент вихователя:

Календарний план роботи.

Щоденник спостережень.

Індивідуальна картка розвитку дитини, яка знаходиться на інклюзивному навчанні.

Індивідуальна програма розвитку дитини.

ІПР на кожну дитину, яка знаходиться на інклюзивному навчанні.

Графік роботи.

План роботи групи фахівців індивідуального супроводу дітей з ООП.

Журнал обліку консультацій та просвітницьких заходів з батьками дітей з ООП.

Результати моніторингових досліджень досягнень дітей.

Портфоліо дитини.

Картотека дидактичних ігор, методичних розробок (конспекти різних видів роботи тощо).

Протокол засідань команди психолого-педагогічного супроводу.

 

Сестра медична старша, сестра з дієтичного харчування, сестра медична з массажу та ЛФК:

Медична карта дитини (для школи, школи-інтернату, школи-ліцею, дитячого будинку, дитячого садку) (ф. 086-1/о).

Індивідуальні карти імунізації дітей (ф. 063-1/о).

Журнал обліку профілактичних щеплень.

Річний план профілактичних щеплень.

Журнал реєстрації екстрених повідомлень про інфекційне захворювання, харчове, гостре професійне отруєння, незвичайну реакцію на щеплення.

Журнал обліку інфекційних захворювань (ф. 060/о).

Журнал обліку роботи з гігієнічного виховання.

Матеріали медико-педагогічного контролю за фізичним розвитком дітей.

Табель відвідування дітьми закладу.

Журнал генеральних прибирань.

Журнал обліку роботи бактерицидної лампи.

Журнал обліку та витрат дезінфекційних засобів.

Журнал приготування дезінфекційних засобів.

Журнал антропометрії.

Журнал роботи ізолятора (за наявності).

Журнал дезінфекції та кварцювання ізолятора (за наявності.)

Журнал реєстрації довідок про стан здоров’я дітей.

Журнал огляду на педикульоз та коросту.

Журнал температурного скринінгу (під час карантинних обмежень).

        Чотиритижневе сезонне меню.

Технологічні карти.

Журнал бракеражу готової продукції.

Табель обліку харчування працівників.

Папка виконання норм харчування.

Журнал обробки курячих яєць.

Документи НАССР (блоки-схеми) виробничих процесів, картки контролю небезпечних чинників, картки реєстрації температурних режимів, протоколи записів моніторингу критичних точок контролю тощо).

Протоколи індивдуальних хронометражних спостережень на занятті з фізкультури.

 

Заступник директора з господарства:

Акти приходу та вибуття матеріальних цінностей.

Журнал видачі спецодягу і засобів індивідуального захисту.

Журналу випробування засобів захисту з діелектричної гуми (рукавичок, бот, діелектричних калош та ізолювальних накладок).

Журналу перевірки опору ізоляції і видачі електрообладнання.

Журнал випробування систем опалення.

Протоколи перевірки опору заземлення устаткування.

Акти про укомплектованість внутрішніх пожежних кранів.
Акти про технічне обслуговування і перевірку працездатності внутрішніх

пожежних кранів.
Акти про наявність покажчиків пожежних гідрантів (для тих навчальних

закладів, що мають такі гідранти).
Акти про своєчасність перевірки й перезарядження вогнегасників.

Акти про технічне обслуговування автоматичної пожежної сигналізації.
Акти про стан евакуаційних проходів, виходів, коридорів, тамбурів і

сходів.
Акти про зберігання фарб, лаків, розчинників й інших легкозаймистих

рідин.

Акти готовності до нового навчального року.  Акти огляду будівель і споруд

Журнал оперативного адміністративно-громадського контролю.

Журнал реєстрації інструктажів з охорони праці.

Журнал реєстрації інструктажів з питань електробезпеки.

Журнал реєстрації інструктажів з питань пожежної безпеки.

Технічна та оперативна документація з електрогосподарства.

Технічна та оперативна документація з пожежної безпеки.

Журнал технічного обслуговування пожежних кранів  і пожежних рукавів на водовіддачу.

Технічна документація з теплопостачання.

Книга обліку товарно-матеріальних цінностей

Книга обліку основних засобів

Інструкції з охорони праці.

Інструкції з безпеки життєдіяльності.

Акти форми Ф-Н.

Інструкції при виконанняі робіт на висоті.

Журнал отримання та видачі мийних засобів.

Журнал приймання і передачі чергування.

Журнал моніторингу забрудненості шкідниками території харчоблоку.

 

 

        Бухгалтерська служба:

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію.

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності.

Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків та інші.

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва.

Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них .

Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та інші).

Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші).

Договори про повну матеріальну відповідальність

Табель обліку  робочого часу  працівників.

Особові рахунки нарахування заробітної плати працівникам ДНЗ.

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські, наряди на роботу, табелі, авансові звіти).

Квартальний бухгалтерський звіт закладу.

Річний бухгалтерський звіт з додатками по ЗДО.

Розрахунково-платіжні відомості, в т.ч. на платіжних носіях.

Інвентарні картки та журнали обліку основних фондів.

Облікові реєстри (головна книга, журнали-ордери, розроблювальні таблиці).

Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок.

Виконавчі листи.

Копії наказів директора.

Допоміжні і контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, обігові відомості.

Штатні розклади закладу дошкільної освіти.

Тарифікаційні списки.

Кошториси надходжень і видатків по загальному і спеціальному фондах. Документи (акти, приписи, висновки, доповідні записки, довідки) ревізій (перевірок) (за винятком документів періодичних бухгалтерських ревізій, перевірок передбачених статтею 341): за місцем перевірки та в закладі,            що здійснює перевірку     -    в інших закладах Листування про складання договорів та угод, форми договорів Акти про знищення зіпсованих фірмових бланків, бланки цінних паперів; документів суворої звітності, службових посвідчень звільнених працівників; печаток; штампів та поштових марок Листки непрацездатності, корінці листків непрацездатності Документи створені закладом (вихідні)  Журнал реєстрації документів, створених закладом.   Шеф-кухар: Журнал обліку м’ясних та овочевих відходів на харчоблоці. Журнал контролю кип’ятіння молока. Журнал температурного режиму в холодильнику харчоблока. Журнал здоров’я . Журнал контролю кип’ятіння води.   Комірник: Книга складського обліку. Журнал заявок на продукти харчування. Журнал обліку температурного режиму холодильників у коморі.   Каштелян: Книга обліку мякого інвентарю закладу.   Профспілковий комітет: Колективний договір. Статут, положення, якими керується профспілкова організація. Протоколи профспілкових зборів та документи до них. Документи (постави, листи, телеграми) профспілкових органів вищого рівня (копії). Статистичні звіти за всіма напрямами роботи (річні). Заяви про прийняття в члени профспілки. Списки членів профспілкового комітету, ревізійнї комісії, активу. Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни голови профспілкової організації.   Архівна служба:

Книга обліку надходжень документів до архіву.

Акти про видалення та знищення документів, які втратили практичну та історичну цінність.

Номенклатура справ.

 

 

 

                                                            Додаток 2

до Інструкції

 

Бланк листа

 

 

ДОШКІЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД (ЯСЛА-САДОК)

№ 73  „ЧЕРВОНА КВІТОЧКА” КОМБІНОВАНОГО ТИПУ

провулок Кінний, 3, м. Кропивницький, 25015, тел.: 32-05-09, 32-15-29

E-mail: chervona­[email protected]

ЄДРПОУ 30462105

 

Вих. №    від                    

      Адресат

 

 

 

 

 

Бланк наказа

 

 

ДОШКІЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД (ЯСЛА-САДОК)

№ 73  „ЧЕРВОНА КВІТОЧКА” КОМБІНОВАНОГО ТИПУ

ДНЗ № 73 «Червона квіточка»

код ЄДРПОУ 30462105

Н А К А З

«   »                    р.                              м. Кропивницький                             №   

 

⌐                                         ¬

 

 

 

 

 

 

Додаток 3
до Інструкції

(пункт 2.22.)
 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються круглою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ ліквідації закладу тощо).

2. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

3. Договори (про матеріальну відповідальність, оренду приміщень, про виконання робіт тощо).

4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

6. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

7. Кошторис витрат (на калькуляцію за договором; тощо).

8. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

9. Номенклатури справ.

10. Описи справ.

11. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

12. Протоколи

13. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

14. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

15. Статут закладу.

16. Титульні списки.

17. Трудові книжки.

18. Штатні розписи.

 

Додаток 4

до Інструкції

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція, відповідальний виконавець	Підпис особи, яка отримала документ	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4	5	6

Формат А4 (297 х 210).

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Прізвища, ініціали особи, яка підписала документ, та виконавця документа	Примітка
1	2	3	4	5

Формат А4 (297 х 210).

ЖУРНАЛ
наказів з основної діяльності

№ п/п	Дата	Назва і зміст наказу	Ознайомлення з наказом	Примітка
1	2	3	4	5

Формат А4 (297 х 210).

 

ЖУРНАЛ
наказів з кадрових питань

№ п/п	Дата	Назва і зміст наказу	Ознайомлення з наказом	Примітка
1	2	3	4	5

Формат А4 (210 х 297).

 

ЖУРНАЛ
наказів з кадрових питань короткострокового строку зберігання

№ п/п	Дата	Назва і зміст наказу	Ознайомлення з наказом	Примітка
1	2	3	4	5

Формат А4 (210 х 297).

 

ЖУРНАЛ
наказів з адміністративно-господарської діяльності

№ п/п	Дата	Назва і зміст наказу	Ознайомлення з наказом	Примітка
1	2	3	4	5

Формат А4 (210 х 297).

Додаток 5

до Інструкції

Номенклатура справ

 

 

 

Найменування ДНЗ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
СХВАЛЕНО:
Протокол засідання експертної комісії ДНЗ № 73 «Червона квіточка» від _______№___

           

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

 

_____________________________________________________________________________

СКЛАДЕНО:

Діловод ДНЗ № 73 «Червона квіточка»                                    

«_____»___________  2022 р.

 

 ПОГОДЖЕНО                                                          

 Начальник управління освіти                                                  

  «____» ____________ 2022 р.                                   

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Директор ДНЗ № 73 «Червона квіточка»                                

                                                                                                      

«____»  ____________ 2022 р.

 

 

 

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в ДНЗ:

 

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

 

Діловод ДНЗ № 73 «Червона квіточка»	______________               (підпис)	________________________             (власне ім’я, прізвище)
___ ________20___ року

 

 

Підсумкові відомості передано в архів ДНЗ.

 

Посадова особа, відповідальна

за передачу відомостей

                                                           ________________  _____________________

                                                                   (підпис)              (власне ім’я, прізвище)

«___» ____________ 20__ року

 

 

 

 

---